Etiketten Software

Etikettensoftware: warum Word und Excel an der Etikettenrolle scheitern

Ein Etikettendrucker ist kein Bürodrucker. Er zieht Material von der Rolle, muss auf den Zehntelmillimeter genau treffen und erzeugt Barcodes, die ein Scanner später zuverlässig lesen muss. Ein Textprogramm kennt weder Rollenbreiten noch Stanzabstände, und ein Barcode aus einer eingebetteten Schriftart wird oft genau dann nicht erkannt, wenn es darauf ankommt. Eine Etikettensoftware ist deshalb kein Grafikprogramm, sondern das Bindeglied zwischen deinen Daten und dem Drucker.

Woran du merkst, dass die mitgelieferte Software nicht mehr reicht

Vielen Etikettendruckern liegt eine kostenlose Einsteiger-Edition bei. Die genügt, solange du ein festes Etikett auf genau diesem einen Drucker ausgibst. Sobald einer der folgenden Punkte zutrifft, stößt sie an ihre Grenze:

• du willst mehr als den einen Drucker ansprechen, mit dem die Software geliefert wurde
• die Etikettendaten stehen in Excel, in einer Datenbank oder in der Warenwirtschaft
• du brauchst fortlaufende Nummern, Chargen, Mindesthaltbarkeitsdaten oder Seriennummern
• Kolleginnen und Kollegen sollen drucken, aber nichts am Layout ändern können
• du musst nachweisen, wer wann welches Etikett gedruckt hat
• ein Etikett soll automatisch entstehen, sobald ein Datensatz angelegt wird

Drei Wege, und wofür sie taugen

Seagull BarTender ist der Klassiker unter Windows und deckt die größte Bandbreite ab, von der Gestaltung am Einzelplatz bis zur automatisierten Etikettenproduktion mit Anbindung an die Warenwirtschaft. Karley ist Seagull Preferred Business Partner und übernimmt Beratung, Schulung und Integration selbst.

NiceLabel gehört seit Juli 2020 zu Loftware und läuft heute als Loftware Cloud. Die Vorlagen liegen zentral in der Cloud statt auf einzelnen Rechnern, abgerechnet wird als jährliche Miete nach Anzahl der Drucker. Das passt, wenn mehrere Standorte dieselben Etiketten drucken sollen oder niemand eine lokale Installation pflegen möchte.

Zebra Designer 3 Pro ist eine NiceLabel-Version unter der Marke Zebra. Sie spielt ihre Stärke bei ZPL- und EPL-Druckern aus, weil sie den Druckerbefehlssatz direkt erzeugt, statt über den Windows-Treiber zu gehen.

BarTender: welche Edition passt

Die Editionen bauen aufeinander auf, du zahlst also nicht für Funktionen, die du nicht brauchst:

• Starter gestaltet und druckt Etiketten und liest dabei bereits Excel- und CSV-Dateien, samt einfacher Seriennummern-Funktion.
• Professional greift zusätzlich direkt auf Datenbanken zu, holt die Daten also aus deinem ERP. Der Druck wird dabei angestoßen, nicht automatisiert. Die enthaltene Printstation lässt Mitarbeitende mit einem Klick drucken, ohne das Layout überhaupt zu sehen.
• Automation druckt ereignisgesteuert: ein neuer Datensatz, eine eingehende Datei oder eine Uhrzeit lösen den Druck aus. Dazu kommen Lizenzserver, Nachdruck-Konsole und eine Historie aller Druckaufträge.
• Enterprise meldet zusätzlich an das ERP zurück und bringt protokollierte Rechte sowie eine zentrale Etikettenbibliothek mit.

Lizenzen: hier unterscheiden sich Angebote wirklich

Dieser Punkt wird beim Vergleichen am häufigsten übersehen. Die Starter-Edition ist eine Arbeitsplatzlizenz und darf beliebig viele Drucker ansprechen. Ab Professional dreht sich das Modell um: du kaufst eine Anwendungslizenz und dazu so viele Druckerlizenzen, wie gleichzeitig drucken sollen. Ein zusätzlicher Drucker im Lager bedeutet dann eine weitere Druckerlizenz.

Dazu gehört ein laufender Wartungs- und Supportvertrag, den es für zwölf Monate, drei Jahre oder fünf Jahre gibt. Er ist Voraussetzung für Druckerlizenzen und für den Wechsel auf neue Versionen. Wer ohne Anfangsinvestition starten will, nimmt die Starter-Edition im Abonnement, das von einem Monat bis zu fünf Jahren läuft. Bei Loftware Cloud gibt es ausschließlich die Miete, dafür ohne eigene Installation.

Variable Daten, Barcodes und Vorschriften

Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn das Etikett seine Inhalte selbst holt. Alle drei Programme lesen Excel, CSV und Datenbanken und setzen daraus Text, Barcodes und Grafiken zusammen. Für regulierte Bereiche sind die Vorgaben hinterlegt: GS1-Barcodes für Handel und Logistik, Serialisierung für Pharma und Medizintechnik, GHS-Kennzeichnung für Gefahrstoffe.

Erst testen, dann entscheiden

Von BarTender gibt es eine kostenlose Demo für 30 Tage. Sie lässt dich alle Funktionen ausprobieren und weist dich jedes Mal darauf hin, wenn eine davon in der freien Fassung nicht enthalten ist. Nach der Testphase weißt du also selbst, welche Edition du wirklich brauchst. Bei größeren Vorhaben, besonders rund um Automation und Enterprise, lohnt es sich, unseren Produktspezialisten für ein bis zwei Stunden ins Projekt zu buchen, statt später mit der falschen Edition zu arbeiten.

Software und Drucker gehören zusammen gedacht

Welche Geräte wir dazu führen, steht bei den Farbetikettendruckern und den Thermotransfer-Druckern. Sag uns, welchen Drucker du einsetzt, woher die Daten kommen und wer drucken soll. Dann sagen wir dir, welche Edition reicht und welche du dir sparen kannst.