ecoDMS Archivierungssystem für alle Geschäftsvorgänge, 18.09 (apu) Lizenz pro gleichzeitige Verbindung

Eine revisionssichere Ablage aller Geschäftsvorgänge und Unterlagen ist heutzutage nach GoBD Pflicht! Überall, wo steuerrelevante Daten entstehen können, müssen diese regelmäßig gesichert werden, auch und besonders elektronisch. Dies ist ein komplexer Vorgang, den das ecoDMS Archiv stark erleichtert. Es ist ein modernes, plattformunabhängiges und revisionskonformes Client-Server-System, welches einer datenbankgestützten Archivierung elektronischer Dokumente. papiergebundene und digitale Unterlagen dient.  Diese können mit ecoDMS in einem zentralen Dokumentenarchiv eingescannt, archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Mit wenigen Mausklicks können SIe die Dokumente revisionskonform archivieren, automatisch volltextindizieren und bei Bedarf ohne das Zutun des Nutzers kategorisieren. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung für die zuständigen Anwender ab. Vielfältig, z.B. via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche, kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. 

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoDMS bietet volle Funktionalität für wenig Geld. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit dem ecoDMS Archiv preiswert und komfortabel realisiert werden.

Das ecoDMS bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten und Vorteilen. Einige davon sind:

  • Revisionskonforme Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien
    • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
  • Automatische Volltextindizierung (OCR Tesseract)
  • Intelligente Suchfunktionen
    • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
  • Automatische Klassifizierung und Archivierung via Vorlagen Designer
  • Digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)
  • Bequeme Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP / Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Historie
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Modernes Container-Speichersystem
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz
  • Keine Dokumentenbegrenzung
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
  • Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
  • Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (inkl. QNAP & Synology NAS), Android, iOS
  • Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller

Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) beginnt eine neue Ära der Dokumentenarchivierung. Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue ecoDMS-Version; darunter ein brandneuer Webclient, der am PC, Smartphone und Tablet genutzt werden kann und die bisherigen Mobile Apps ablöst, Löschfunktionen gemäß GoBD und DSGVO, ein PDF-Editor mit Stempelfunktion, die mehrseitige Erkennung von Textstellen innerhalb von Klassifizierungsvorlagen, eine integrierte Icon-Sammlung im Einstellungsdialog und vieles mehr. Der ausführliche Changelog kann auf ecoDMS.de abgerufen werden.

Als Highlight gilt der neue Webclient. Dieser löst die bisherigen Mobile Apps ab. Jetzt können die Anwender intern und extern auf das Archivsystem zugreifen. Alles was hierzu benötigt wird, ist ein aktueller Internetbrowser. Der Webclient verfügt über zahlreiche Funktionen der Desktop-Variante. Angefangen von der Inbox für eingescannte Dokumente, über den allgemeinen Archivzugriff mit Up- und Download-Funktion, über die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen bis hin zur Versionsverwaltung und vielen weiteren Funktionalitäten, leitet der ecoDMS-Webclient eine neue Ära der Dokumentenarchivierung ein.


Besonders erwähnenswert ist außerdem das neue, gesetzskonforme Löschkonzept der Aachener. Hier orientiert sich die Software an den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und den Anforderungen der GoBD. In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess können freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung einer Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernt werden. Mit dem Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Ebenfalls angepasst ist das Löschen von Benutzerdaten. Angelegte Benutzer können bei Bedarf aus dem System entfernt und dessen Dokumenten- und Ordnerberechtigungen an einen anderen Benutzer übergeben werden. Mit dem Löschen werden jegliche Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.


Mit dem PDF Editor erfüllt Version 18.09 ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Das nachträgliche Aufbringen von Notizen und Stempeln auf ein PDF haben sich viele Nutzer gewünscht. Der integrierte PDF Editor macht's nun möglich. Mit dem Aufbringen eines Kommentars auf ein Dokument erzeugt ecoDMS eine neue Version, so dass jede Änderung revisionskonform nachvollzogen werden kann und das Original erhalten bleibt.


Es handelt sich hierbei um eine Single-User-Lizenz, für jeden zusätzlichen Anwender einfach die Lizenz noch einmal erwerben. 

Beim Aufbau eines kompletten Systems zur revisions- und ausfallsicheren Archivierung Ihrer Daten inklusive USV etc. beraten wir Sie gerne. Kontaktieren Sie uns einfach via Mail oder telefonisch. 

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Artikelnr.: ECODMS-LIC-DMS-1809 • Hersteller Nr.: ECODMS-LIC-DMS-1809 • EAN: ECODMS-LIC-DMS

Eine revisionssichere Ablage aller Geschäftsvorgänge und Unterlagen ist heutzutage nach GoBD Pflicht! Überall, wo steuerrelevante Daten entstehen können, müssen diese regelmäßig gesichert werden, auch und besonders elektronisch. Dies ist ein komplexer Vorgang, den das ecoDMS Archiv stark erleichtert. Es ist ein modernes, plattformunabhängiges und revisionskonformes Client-Server-System, welches einer datenbankgestützten Archivierung elektronischer Dokumente. papiergebundene und digitale Unterlagen dient.  Diese können mit ecoDMS in einem zentralen Dokumentenarchiv eingescannt, archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Mit wenigen Mausklicks können SIe die Dokumente revisionskonform archivieren, automatisch volltextindizieren und bei Bedarf ohne das Zutun des Nutzers kategorisieren. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung für die zuständigen Anwender ab. Vielfältig, z.B. via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche, kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. 

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoDMS bietet volle Funktionalität für wenig Geld. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit dem ecoDMS Archiv preiswert und komfortabel realisiert werden.

Das ecoDMS bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten und Vorteilen. Einige davon sind:

  • Revisionskonforme Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien
    • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
  • Automatische Volltextindizierung (OCR Tesseract)
  • Intelligente Suchfunktionen
    • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
  • Automatische Klassifizierung und Archivierung via Vorlagen Designer
  • Digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)
  • Bequeme Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP / Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Historie
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Modernes Container-Speichersystem
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz
  • Keine Dokumentenbegrenzung
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
  • Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
  • Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (inkl. QNAP & Synology NAS), Android, iOS
  • Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller

Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) beginnt eine neue Ära der Dokumentenarchivierung. Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue ecoDMS-Version; darunter ein brandneuer Webclient, der am PC, Smartphone und Tablet genutzt werden kann und die bisherigen Mobile Apps ablöst, Löschfunktionen gemäß GoBD und DSGVO, ein PDF-Editor mit Stempelfunktion, die mehrseitige Erkennung von Textstellen innerhalb von Klassifizierungsvorlagen, eine integrierte Icon-Sammlung im Einstellungsdialog und vieles mehr. Der ausführliche Changelog kann auf ecoDMS.de abgerufen werden.

Als Highlight gilt der neue Webclient. Dieser löst die bisherigen Mobile Apps ab. Jetzt können die Anwender intern und extern auf das Archivsystem zugreifen. Alles was hierzu benötigt wird, ist ein aktueller Internetbrowser. Der Webclient verfügt über zahlreiche Funktionen der Desktop-Variante. Angefangen von der Inbox für eingescannte Dokumente, über den allgemeinen Archivzugriff mit Up- und Download-Funktion, über die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen bis hin zur Versionsverwaltung und vielen weiteren Funktionalitäten, leitet der ecoDMS-Webclient eine neue Ära der Dokumentenarchivierung ein.


Besonders erwähnenswert ist außerdem das neue, gesetzskonforme Löschkonzept der Aachener. Hier orientiert sich die Software an den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und den Anforderungen der GoBD. In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess können freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung einer Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernt werden. Mit dem Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Ebenfalls angepasst ist das Löschen von Benutzerdaten. Angelegte Benutzer können bei Bedarf aus dem System entfernt und dessen Dokumenten- und Ordnerberechtigungen an einen anderen Benutzer übergeben werden. Mit dem Löschen werden jegliche Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.


Mit dem PDF Editor erfüllt Version 18.09 ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Das nachträgliche Aufbringen von Notizen und Stempeln auf ein PDF haben sich viele Nutzer gewünscht. Der integrierte PDF Editor macht's nun möglich. Mit dem Aufbringen eines Kommentars auf ein Dokument erzeugt ecoDMS eine neue Version, so dass jede Änderung revisionskonform nachvollzogen werden kann und das Original erhalten bleibt.


Es handelt sich hierbei um eine Single-User-Lizenz, für jeden zusätzlichen Anwender einfach die Lizenz noch einmal erwerben. 

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