Name: ecoDMS Business Edition Archivierungssystem für alle Geschäftsvorgänge, Neueste Version (burns) Lizenz
SKU: ECODMS-LIC-DMS-20-24
Price: 148.75 EUR
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Artikelnr.: ECODMS-LIC-DMS-20-24 • Hersteller Nr.: ECODMS-LIC-DMS-1809

Beschreibung
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Beratung und Service bei Karley

An vielen Stellen kannst du ecoDMS kaufen, bei Karley bekommst du dazu auch Beratung. Wir übernehmen für dich gerne die richtige Einrichtung, Vorbelegung, Schulung und die Erstellung einer Dokumentation - all das ist bei der Einführung eines Dokumentenarchivs wichtig. Nur wenn Dokumente gut klassifiziert sind, findest du sie auch nach Jahren wieder, ohne jedes Detail zu kennen.

Die Dienstleistung findet als Remote Desktop oder vor Ort bei dir statt und ist nicht Bestandteil der Lizenz, sondern wird gesondert vereinbart. Wir erstellen dir gerne ein Komplettangebot aus Lizenzen, Installation und Schulung, ganz nach deinen Wünschen. Mehr dazu unter https://www.karley.eu/ecodms/.

Warum ein Dokumentenarchiv Pflicht ist

Eine revisionssichere Ablage aller Geschäftsvorgänge und Unterlagen ist nach GoBD Pflicht. Überall, wo steuerrelevante Daten entstehen, müssen diese regelmäßig gesichert werden, auch und besonders elektronisch. Das ecoDMS Archiv erleichtert diesen komplexen Vorgang deutlich: Es ist ein modernes, plattformunabhängiges und revisionskonformes Client-Server-System für die datenbankgestützte Archivierung elektronischer Dokumente sowie papiergebundener und digitaler Unterlagen. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Mit ecoDMS archivierst du Dokumente in einem zentralen Archiv, scannst sie ein, verwaltest sie und findest sie wieder. Mit wenigen Mausklicks archivierst du revisionskonform, indizierst automatisch den Volltext und kategorisierst bei Bedarf ganz ohne eigenes Zutun. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt selbstständig die Zugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung für die zuständigen Anwender ab. Der Zugriff funktioniert über Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche, die Suche ist so einfach wie googeln.

Alle Daten liegen sicher bei dir in Containern und einer Datenbank - nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoDMS bietet volle Funktionalität für wenig Geld und macht den Umstieg von der Papierablage zum digitalen Archiv preiswert und komfortabel.

Deine Vorteile mit ecoDMS

Revisionskonforme Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien, zum Beispiel PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine und vieles mehr
Plattformunabhängiges Client-Server-System
Automatische Volltextindizierung per OCR (Tesseract)
Intelligente Suchfunktionen wie Volltextsuche, Attributsuche und Filtervorlagen und mehr
Automatische Klassifizierung und Archivierung über den Vorlagen-Designer
Digitale Posteingangsbearbeitung zum Scannen und Archivieren
Bequeme Archivierung per Drag und Drop und über das Sidepanel
Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird und Outlook per Mausklick
Plugins für OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Office
Benutzer- und Gruppenverwaltung inklusive LDAP / Active Directory
Clipboard für benutzerdefinierte Dokumentenmappen
Versionsverwaltung und revisionskonforme Historie
Komfortable Funktion für Backup und Restore
Modernes Container-Speichersystem
Zeitlich unbeschränkte Lizenz ohne Dokumentenbegrenzung
Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi und Docker (inklusive QNAP und Synology NAS), Android und iOS
Software, Support und Entwicklung direkt vom Hersteller

Neuerungen in Version 18.09 (apu)

Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) begann eine neue Ära der Dokumentenarchivierung. Highlight ist der neue Webclient, der die bisherigen Mobile Apps ablöst: Anwender greifen intern und extern über einen aktuellen Internetbrowser auf das Archivsystem zu, von der Inbox für eingescannte Dokumente über den Archivzugriff mit Up- und Download bis zur Versionsverwaltung. Dazu kommen Löschfunktionen gemäß GoBD und DSGVO, ein PDF-Editor mit Stempelfunktion, die mehrseitige Erkennung von Textstellen innerhalb von Klassifizierungsvorlagen und eine integrierte Icon-Sammlung im Einstellungsdialog. Seit 2021 gibt es zusätzlich Vorschau-Kacheln für den schnellen Überblick. Der ausführliche Changelog steht auf ecoDMS.de.

Besonders erwähnenswert ist das gesetzeskonforme Löschkonzept: In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess lassen sich freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernen. Beim Löschen werden alle Textinformationen in Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert, das Dokument wird durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Auch beim Löschen von Benutzerdaten werden Berechtigungen an andere Anwender übergeben und alle Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.

Der integrierte PDF-Editor macht das nachträgliche Aufbringen von Notizen und Stempeln auf ein PDF möglich. Jeder Kommentar erzeugt eine neue Version, sodass jede Änderung revisionskonform nachvollziehbar bleibt und das Original erhalten bleibt.

Lizenzmodell

Es handelt sich um eine Single-User-Lizenz. Für jeden weiteren Anwender erwirbst du die Lizenz einfach ein weiteres Mal - so entsteht dein eigenes Netzwerk aus Server und Clients im Client-Server-Modell.

Zum Einscannen deiner Papierdokumente passen zum Beispiel der EPSON WorkForce DS-790WN oder der EPSON WorkForce DS-900WN - beide sind extra für ecoDMS ausgelegt. Willst du zusätzlich deine E-Mails archivieren, ergänzt ecoMAILZ dein Archiv.

Beim Aufbau eines kompletten Systems zur revisions- und ausfallsicheren Archivierung deiner Daten, inklusive USV, beraten wir dich gerne. Fragen zu ecoDMS? Ruf uns an: (+49) 2361 979231-0

ecoMAILZ Archivierungssystem für E-Mails, Basis-Lizenz pro Benutzer

inkl. MwSt: 69,00€

exkl. MwSt: 57,98€

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